Οποιαδήποτε ορχήστρα ή πολιτιστικός θεσμός χρειάζεται προβλεψιμότητα και κυρίως καλή οργάνωση για ένα επιτυχημένο πρόγραμμα σεζόν. Υπό αυτή την έννοια, θεωρούμε ότι ο προγραμματισμός, ο προγραμματισμός και τα υλικοτεχνικά στοιχεία είναι οι πιο σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τον σχεδιασμό μιας επιτυχημένης σεζόν.
Φυσικά, ο μάνατζερ δεν είναι ο μόνος που συμμετέχει στη διαμόρφωση αυτών των πλάνων, αλλά είναι αυτός που πρέπει να εξετάσει κάθε στοιχείο και να τα συγκεντρώσει για να έχει μια επιτυχημένη σεζόν. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τον προγραμματισμό μιας σεζόν μέχρι την παραμικρή λεπτομέρεια, η οποία θα έχει πραγματική επιτυχία:
Plan Ahead: Για να έχουμε καλή προβλεψιμότητα, κάθε σεζόν πρέπει να προγραμματίζεται πολύ εκ των προτέρων και να μην αφήνεται στην τελευταία στιγμή. Οι κίνδυνοι του να μην προγραμματίσετε μια σεζόν εκ των προτέρων περιλαμβάνουν δυσκολίες στην εύρεση εξωτερικών σολίστ ή χώρων για συναυλίες και, τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, το γεγονός ότι το κοινό μπορεί να έχει ήδη αποφασίσει να παρακολουθήσει άλλες εκδηλώσεις που είχαν ανακοινωθεί πριν από τη σεζόν της ορχήστρας.
Realistic Planning: Ο προγραμματισμός πρέπει να είναι ρεαλιστικός, χωρίς να υπερβάλλει ο αριθμός των συναυλιών της σεζόν. Η υπερφόρτωση της σεζόν με συναυλίες μπορεί να οδηγήσει σε κόπωση των μελών της ορχήστρας και σε επιλεκτική προσέλευση του κοινού. Είναι σημαντικό να υπάρχει ένας ακριβής ρυθμός για τις συναυλίες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να έχετε δύο συναυλίες την εβδομάδα, τουλάχιστον μία από αυτές θα πρέπει να είναι μια συγκεκριμένη ημέρα (Κυριακή ή Σάββατο) και θα πρέπει να υπάρχει ίσος αριθμός ημερών άδειας μεταξύ των συναυλιών. Αυτό βοηθά το κοινό να προβλέψει τα προγράμματά του και να προγραμματίσει να παρακολουθήσει τις συναυλίες. Ταυτόχρονα, είναι κρίσιμο για τους μουσικούς να έχουν ισάριθμες μέρες προετοιμασίας για κάθε συναυλία.
Variety of Locations: Όταν προγραμματίζετε συναυλίες, προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε διαφορετικούς χώρους για να είστε πιο κοντά σε όλες τις περιοχές της πόλης όπου λειτουργεί η ορχήστρα και να διαφοροποιήσετε τις τοποθεσίες. Η μονοτονία είναι ίσως ένας από τους μεγαλύτερους εχθρούς στη δυναμική και συνεχώς μεταβαλλόμενη κοινωνία μας. Το κοινό δεν θέλει μια ρουτίνα στη σεζόν σας. προτιμούν κάθε σεζόν που οργανώνετε να φέρνει νέα και καινοτόμα στοιχεία.
Logistics and Finances: Πιθανώς η μεγαλύτερη πρόκληση για κάθε μάνατζερ όταν διοργανώνει μια σεζόν είναι τα logistics και οι οικονομικές πτυχές. Ακόμα κι αν το κοινό δεν το βλέπει αυτό, κάθε μάνατζερ γνωρίζει ότι η επιμελητεία του χώρου, των οργάνων και του προσωπικού είναι μια συνεχής πρόκληση και συχνά πολύ δαπανηρή. Τα τεράστια όργανα που χρησιμοποιούνται από μια ορχήστρα, όπως το πιάνο, δεν είναι εύκολο να μεταφερθούν μεταξύ διαφορετικών τοποθεσιών. Έτσι, εάν δεν υπάρχει πιάνο στην τοποθεσία όπου θέλετε να οργανώσετε μια συναυλία και το ρεπερτόριό σας απαιτεί έναν σολίστ σε αυτό το όργανο, πρέπει να βρείτε έναν τρόπο να το μεταφέρετε. Οι εταιρείες που το χειρίζονται είναι συχνά λίγες και πολύ απασχολημένες, επομένως πρέπει να προγραμματίσετε εκ των προτέρων τα logistics που είναι απαραίτητα για κάθε συναυλία και να βρείτε λύσεις για να είναι όλα τέλεια. Όταν μιλάμε για logistics, ειδικά αν διοργανώνουμε μια συναυλία σε τοποθεσίες διαφορετικές από τη συνηθισμένη, πρέπει να σκεφτούμε και τη μεταφορά των οργάνων και, φυσικά, των οργάνων μεγαλύτερης έντασης, όπως το κοντραμπάσο. Δεν μπορούμε να βασιστούμε στο απλό γεγονός ότι ένας κοντραμπασίστας πρέπει να έχει αυτοκίνητο για να μεταφέρει το όργανό του. Πρέπει να σκεφτούμε ότι μπορεί να εμφανιστούν διάφορα μεταβλητά στοιχεία που θα μπορούσαν να οδηγήσουν στην αδυναμία μεταφοράς των οργάνων ή των μελών της ορχήστρας που πρέπει να επιλυθούν και να καθιερωθούν εκ των προτέρων.
Media Materials: Στον τομέα της εφοδιαστικής, πρέπει επίσης να λάβουμε υπόψη το φωτογραφικό ή οπτικοακουστικό υλικό από τις εκδηλώσεις, επειδή αυτά πρέπει να προωθούν τις μελλοντικές σας εκδηλώσεις και να αντιπροσωπεύουν στοιχεία για το κοινό της ποιότητας της καλλιτεχνικής παράστασης.
Συμπερασματικά, θέλουμε να τονίσουμε ότι στον τομέα των logistics, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη το φωτογραφικό ή ηχητικό-βίντεο υλικό από τις εκδηλώσεις, διότι αυτά πρέπει να προωθούν τις μελλοντικές σας εκδηλώσεις και να αντιπροσωπεύουν στοιχεία για το κοινό της ποιότητας της καλλιτεχνικής παράστασης.
