Orice orchestră sau instituție culturală are nevoie de predictibilitate și mai ales de o bună organizarea a unui program de stagiune. În acest sens considerăm că planificarea, programare și elementele logistice sunt elementele cele mai improtante de care trebuie să ținem cont în momentul în care dorim să planificăm o stagiune reușită.
Desigur, managerul nu este singurul implicat în stabilirea acestor planificări, dar el este cel care trebuie să țină cont de fiecare element și să le pună împreună pentru a avea o stagiune reuțită. Iată câteva sfaturi pentru a planifica în cel mai mic amănunt o stagiune care să fie un adevărat succes:
Planifică din timp! Pentru a avea o bună predictibilitate orice stragiune trebuie planificată din timp și nu lăsată pe ultima până în ultimul moment. Riscurile de a nu planifica din timp o stagiune constau în găsirea cu greu a unor soliști externi sau a locațiilor în care să desfășori concertul și nu în ultimul rând faptul că publicul și-a stabilit să meargă la alte evenimente care au fost anunțate înaintea stagiunii orchestrei pe care o manageriezi.
Planificarea trebuie să fie una realistă: Planificarea trebuie să fie una realistă fără a exagera cu numărul de concerte în respectiva stagiune deoarece membrii orchestrei pot să resimtă o oboseală destul de mare dacă se întâmplă acest lucru iar publicul va veni selectiv dacă numărul de concerte este unul destul de care. Este să existe o ritmicitate exactă pentru concert, de exempșu dacă dorești să ai două concerte pe săptămână măcar unul din ele să aibă o zi stabilită ( duminică sau sâmbătă ) și totodată să ai un număr egal de zile libere între concerte. Acest lucru va ajuta în primul rând publicul să aibă o oarecare predictibilitate în organizarea programului personal astfel încât să ajungă la concertele voastre. În același timp este foarte important ca instrumentiștii să poată aveam un număr egal de zile pentru a pregăti fiecare concert.
Folosește diferite locații: În momentul în care programezi concertele încearcă să utilizezi și locații diferite pentru a fi mai apropiat de toate zonele din orașul în care activează orchestra dar și pentru a diversifica locațiile. Monotonia este probabil unul din cei mai mari dușmani ai zilelelor noastre și într-o societate dinamică în plină schimbare publicul nu va dori o rutină a stagiunii tale ci mai degrabă dorește ca fiecare stagiune pe care tu o organizezi să aducă elemente noi și inovatoare.
Logistica și finanțele: Probabil că cea mai mare provocare a oricărui manager în momentul în care organizează o stagiune este logistica și partea financiară. Chiar dacă publicul nu vede acest lucru, orice manager știe că logistica locației, a instrumentelor dar și al personalului este o provocare constantă și de cele mai multe ori foarte costisitoare. Instrumentele masive la care apelează o orchestră, cum ar fi pianul, nu sunt ușor de transport între diferite locații, așa că dacă nu există un pian în locația în care dorești să organizezi un concert iar repertoriu îți impune să ai un solist la acest instrument trebuie să găsești o modalitate de transport. Firmele care se ocupă de asta sunt de cele mai multe ori puține și foarte solicitate așa că trebuie să gândești din timp logistica necesară desfășurării fiecărui concert și să găsești din timp soluții pentru ca totul să fie perfect. Totodată, când vorbim de logistică, mai ales dacă organizăm un concert în alte locații decât cea obișnuită trebuiă să ne gândim și la transportul isntrumentiților și desigur a instrumentelor care au un volum mai mare, cum ar fi contrabasul. Nu ne putem baza pe simplul fapt că un contrabasist trebuie să dețină o mașină în care să își poată transporta instrumentul ci trebuie să ne gândim că pot apărea tot felul de elemente variabile care pto duce da imposibilitatea de transport ai instrumentelor sau a membrilor orchestrei care trebuie rezolvate și stabilite din timp.
Materiale de promovare: În final, dorim să punctăm că în zona de logistică trebuie să ținem cont și materialele foto sau audio-video din cadrul evenimentelor, deoarece acestea trebuie să promoveze pe viitor și următoarele voastre evenimente, reprezentând o dovadă pentru public al calității actului artistic.
În final, dorim să punctăm că în zona de logistică trebuie să ținem cont și materialele foto sau audio-video din cadrul evenimentelor, deoarece acestea trebuie să promoveze pe viitor și următoarele voastre evenimente, reprezentând o dovadă pentru public al calității actului artistic.
