Minden zenekarnak vagy kulturális intézménynek kiszámíthatóságra és mindenekelőtt jó szervezésre van szüksége a sikeres évadprogramhoz. Ebben az értelemben úgy gondoljuk, hogy a tervezés, az ütemezés és a logisztikai elemek a legfontosabb szempontok, amelyeket figyelembe kell venni egy sikeres szezon tervezésekor.
Természetesen nem a menedzser az egyedüli, aki részt vesz ezeknek a terveknek a kidolgozásában, de neki kell minden elemet mérlegelnie és összeállítania a sikeres szezon érdekében. Íme néhány tipp a szezon legapróbb részletekig történő megtervezéséhez, amely igazán sikeres lesz:
Plan Ahead: A jó kiszámíthatóság érdekében minden szezont jó előre meg kell tervezni, és nem szabad az utolsó pillanatra hagyni. Az évad előre nem tervezésének kockázata magában foglalja a külső szólisták vagy koncerthelyszínek felkutatásának nehézségeit, és nem utolsósorban az a tény, hogy a közönség már eldöntötte, hogy más, a zenekari évad előtt meghirdetett rendezvényeken részt vesz.
Realistic Planning: A tervezésnek reálisnak kell lennie, nem kell túlzásba vinni a koncertek számát az évadban. Az évad koncertekkel való túlterhelése a zenekari tagok elfáradásához és a közönség szelektív látogatásához vezethet. Fontos a pontos ritmus a koncerteken. Például, ha hetente két koncertet szeretne tartani, legalább az egyiknek egy adott napon (vasárnap vagy szombat) kell lennie, és a koncertek között azonos számú szabadnapot kell tartani. Ez segít a közönségnek előre megjósolni ütemtervét és megtervezni a koncerteken való részvételt. Ugyanakkor kulcsfontosságú, hogy minden koncertre egyenlő számú nap álljon rendelkezésükre a zenészeknek.
Variety of Locations: A koncertek ütemezésekor próbáljon meg különböző helyszíneket használni, hogy közelebb legyen a város minden területéhez, ahol a zenekar működik, és változatossá tegye a helyszíneket. A monotonitás valószínűleg az egyik legnagyobb ellenség dinamikus és folyamatosan változó társadalmunkban. A közönség nem akar rutint az évadban; minden általad szervezett évszakban inkább új és innovatív elemeket hoznak.
Logistics and Finances: Valószínűleg a legnagyobb kihívást minden menedzser számára a szezonszervezés során a logisztikai és pénzügyi szempontok jelentik. Ha a közönség ezt nem is látja, minden menedzser tudja, hogy a helyszín, a műszerek és a személyzet logisztikája állandó kihívást jelent, és sokszor nagyon költséges. A zenekar által használt masszív hangszereket, például a zongorát nem könnyű szállítani a különböző helyszínek között. Tehát ha nincs zongora azon a helyen, ahol koncertet szeretnél rendezni, és a repertoárodhoz szólista kell ezen a hangszeren, akkor meg kell találnod a szállítási módot. Az ezzel foglalkozó cégek gyakran kevesek és nagyon elfoglaltak, ezért minden koncerthez előre meg kell tervezni a szükséges logisztikát, és megoldást kell találni arra, hogy minden tökéletes legyen. Amikor logisztikáról beszélünk, főleg, ha a megszokottól eltérő helyszíneken szervezünk koncertet, gondolnunk kell a hangszerek szállítására is, és persze a nagyobb volumenű hangszerekre is, mint például a nagybőgő. Nem hagyatkozhatunk arra az egyszerű tényre, hogy a nagybőgősnek autóval kell rendelkeznie a hangszer szállításához; gondolnunk kell arra, hogy különböző változó elemek jelenhetnek meg, amelyek a hangszerek vagy a zenekari tagok szállításának ellehetetlenítéséhez vezethetnek, amelyeket előre meg kell oldani és kialakítani.
Media Materials: A logisztikai területen figyelembe kell vennünk a rendezvényekről készült fotó- vagy audio-videó anyagokat is, mert ezeknek reklámozniuk kell az Ön jövőbeli rendezvényeit, és bizonyítékot kell szolgáltatniuk a közönség számára a művészi előadás minőségére.
Végezetül szeretnénk hangsúlyozni, hogy a logisztikai téren figyelembe kell venni a rendezvények fotó- vagy audio-videó anyagait is, mert ezeknek reklámozniuk kell jövőbeli rendezvényeiket, és bizonyítékot kell szolgáltatniuk a közönség számára a művészi előadás minőségére.
